Les données sont censées, comme nous l’avons dit, « synthétiser » au mieux l’objet et le sujet d’étude. Il est donc primordial de définir précisément ce que l’on attend d’elles. Ceci doit être fait en concertation avec et validé par le spécialiste du domaine d’étude. La population cible doit être précisément définie. La méthode d’obtention des données individuelles, c’est-à-dire la sélection des individus doit être précisée.
Enfin, les variables doivent être définies de la manière la plus précise possible. Il est souhaitable, bien que cela soit rarement fait, que des informations soient fournies sur les variables avant le recueil des données, ou au plus tard avant les premiers traitements informatisés. Il est judicieux de spécifier précisément les modalités des variables qualitatives ainsi que des caractéristiques précises des variables quantitatives (plage de variation, valeurs caractéristiques,…)